Là một trong những thương hiệu hàng đầu thế giới về giải pháp quản lý, lưu trữ dữ liệu, Synology không chỉ nổi tiếng với các sản phẩm NAS (Network-attached Storage) mà còn cung cấp một giải pháp văn phòng toàn diện là bộ công cụ Synology Office, có khả năng đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp và người dùng cá nhân. Trong bài viết này, hãy cùng thietbinas.com khám phá Synology Office Suite, bao gồm các tính năng, lợi ích của bộ công cụ này nhé!
Giới thiệu về Synology Office Suite
Synology Office Suite là một bộ ứng dụng văn phòng đa năng được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái NAS Synology, cung cấp các công cụ cần thiết để tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu văn phòng, bảng tính và bản trình bày một cách hiệu quả. Synology Office Suite là một giải pháp thay thế hoàn toàn cho các bộ ứng dụng văn phòng truyền thống như Microsoft Office và Google Docs. Được tích hợp sâu vào hệ thống NAS của Synology, Office Suite cung cấp một loạt các ứng dụng văn phòng như Documents, Spreadsheet và Slides, giúp người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng.
Các tính năng chính của Synology Office Suite
- Tạo, chỉnh sửa và lưu các tài liệu văn phòng: Synology Office Suite bao gồm ba ứng dụng chính: Docs (cho tài liệu văn bản), Sheets (cho bảng tính) và Slides (cho bản trình bày). Các ứng dụng này tương thích với các định dạng phổ biến như DOCX, XLSX và PPTX.
- Chia sẻ và cộng tác: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình với những người khác và cộng tác với họ theo thời gian thực. Mọi thay đổi được thực hiện sẽ được tự động cập nhật cho tất cả mọi người.
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình với những người khác và thực hiện phân quyền
- Lưu trữ đám mây: Synology Office Suite cho phép bạn lưu trữ tài liệu của mình trên đám mây Synology Drive, giúp bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào.
- Bảo mật: Synology Office Suite sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm mã hóa AES 256 bit và xác thực hai yếu tố.
Ưu điểm của Synology Office Suite
- Lưu trữ dữ liệu an toàn: Synology Office Suite lưu trữ tất cả dữ liệu của bạn trên NAS Synology, đảm bảo tính bảo mật và quyền kiểm soát cao. Bạn không cần phải lo lắng về việc dữ liệu bị rò rỉ ra bên ngoài.
- Tiết kiệm chi phí: Synology Office Suite là một giải pháp miễn phí, giúp bạn tiết kiệm chi phí cho phần mềm văn phòng.
- Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu của bạn được lưu trữ an toàn trên NAS Synology, đảm bảo tính bảo mật và quyền kiểm soát cao.
- Truy cập mọi lúc mọi nơi: Bạn có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Bạn có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet
- Cộng tác dễ dàng: Synology Office Suite cho phép bạn cộng tác với đồng nghiệp trên các tài liệu một cách dễ dàng.
Synology Office Suite cho phép bạn cộng tác với đồng nghiệp trên các tài liệu một cách dễ dàng
- Tính năng phong phú: Synology Office Suite cung cấp nhiều tính năng để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Synology Office Suite cung cấp tính năng lên lịch làm việc hữu ích cho đội nhóm
- Miễn phí: Synology Office Suite đi kèm miễn phí với NAS Synology, giúp bạn tiết kiệm chi phí cho phần mềm văn phòng.
Synology Office Suite phù hợp với những ai?
Synology Office Suite là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp và cá nhân muốn có một bộ ứng dụng văn phòng an toàn, dễ sử dụng và giá cả phải chăng. Bộ công cụ Synology Office Suite đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa không có ngân sách cho các giải pháp văn phòng đắt tiền như Microsoft Office 365.
Synology Office Suite hỗ trợ những định dạng file nào?
Có 3 loại file mà bạn có thể mở bằng Synology Office Suite đó là Document, Spreadsheet và Slide.
| Loại tệp Synology Office | Định dạng nhập được hỗ trợ | Định dạng xuất được hỗ trợ |
| Document | .docx, .doc, .odf , .rtf (installation of Document Viewer that required for .doc, .odf, and .rtf to be imported) | .docx, .odt, .pdf |
| Spreadsheet | “.xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods | .xlsx, .ods, .pdf |
| Slides | .pptx, .ppt, .odp (installation of Document Viewer that required for .ppt, and .odp to be imported) | .pptx, .odp, .pdf |
So sánh Synology Office Suite với các bộ công cụ khác
| Tính năng | Synology Office Suite | Microsoft Office | Google Docs |
| Lưu trữ dữ liệu | NAS Synology | Đám mây Microsoft Azure | Đám mây Google |
| Truy cập | Trình duyệt web, ứng dụng di động | Trình duyệt web, ứng dụng di động, phần mềm cài đặt | Trình duyệt web, ứng dụng di động |
| Cộng tác | Theo thời gian thực | Theo thời gian thực | Theo thời gian thực |
| Giá cả | Miễn phí | Đăng ký trả phí | Miễn phí (bản giới hạn) |
| Bảo mật | Mã hóa AES 256 bit, xác thực hai yếu tố | Mã hóa AES 256 bit, xác thực hai yếu tố | Mã hóa AES 256 bit, xác thực hai yếu tố |
| Tính năng | Docs, Sheets, Slides, PDF Viewer | Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook | Docs, Sheets, Slides, Forms, Meet |
| Hỗ trợ ngoại tuyến | Có | Có | Yêu cầu kết nối internet |
Có thể thấy, Synology Office Suite phù hợp cho người dùng muốn có một giải pháp miễn phí, an toàn và dễ sử dụng, với khả năng lưu trữ dữ liệu cục bộ. Ngoài ra. Google Docs cũng là lựa chọn tốt nhất cho những người có ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng tốt nhất với tích hợp đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, tương thích với các định dạng tài liệu cũ. Tuy nhiên người dùng sẽ phải trả phí mua bản quyền kích hoạt để sở hữu đầy đủ các tính năng.
Tương tác với đội nhóm qua chat của Synology
Hướng dẫn sử dụng Synology Office Suite
Synology Office Suite bao gồm ba ứng dụng chính: Docs (cho tài liệu văn bản), Sheets (cho bảng tính) và Slides (cho bản trình bày). Giao diện của ba ứng dụng này khá giống nhau, vì vậy bạn có thể dễ dàng sử dụng một ứng dụng khi đã quen với một ứng dụng khác. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để sử dụng Synology Office Suite:
- Mở ứng dụng:
- Truy cập DSM của NAS Synology và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên của bạn.
- Nhấp vào Main Menu và chọn Synology Office.
- Chọn ứng dụng bạn muốn sử dụng: Docs, Sheets hoặc Slides.
- Tạo tài liệu mới:
- Nhấp vào nút New trên thanh công cụ.
- Chọn loại tài liệu bạn muốn tạo: Blank Document, From Template, hoặc From File.
- Nhập tên cho tài liệu của bạn và nhấp vào Create.
- Chỉnh sửa tài liệu:
- Bạn có thể sử dụng các công cụ trên thanh công cụ để định dạng văn bản, chèn hình ảnh, bảng biểu đồ, v.v.
- Để lưu tài liệu, nhấp vào nút Save trên thanh công cụ.
- Chia sẻ tài liệu:
- Nhấp vào nút Share trên thanh công cụ.
- Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tài liệu và chọn quyền truy cập cho họ (ví dụ: có thể xem, có thể chỉnh sửa).
- Nhấp vào Send.
- Cộng tác trên tài liệu:
- Mở tài liệu mà bạn muốn cộng tác.
- Nhấp vào nút Share trên thanh công cụ.
- Bật tùy chọn Allow real-time collaboration.
- Nhấp vào Send.
Mọi người mà bạn đã chia sẻ tài liệu có thể xem và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc. Mọi thay đổi được thực hiện sẽ được tự động cập nhật cho tất cả mọi người.
Tổng kết
Synology Office Suite là một bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ và linh hoạt, là lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Microsoft Office và Google Docs. Với khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, truy cập mọi lúc mọi nơi, cộng tác dễ dàng và miễn phí, Synology Office Suite là giải pháp lý tưởng cho nhiều người dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các bộ ứng dụng văn phòng khác như LibreOffice và WPS Office, đây đều là những lựa chọn miễn phí và mã nguồn mở.
