Synology Office là một bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến toàn diện, được phát triển bởi Synology và tích hợp sâu trong hệ sinh thái thiết bị NAS (Network Attached Storage) của họ. Đây là giải pháp tối ưu giúp các cá nhân và doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt và bảo mật ngay trong hệ thống lưu trữ riêng của mình, khác biệt hoàn toàn so với các dịch vụ đám mây công cộng như Google Workspace hay Microsoft 365. Mời quý khách theo dõi bài viết này dưới đây của Thietbinas.com để hiểu rõ hơn về ứng dụng này.
Tổng quan về Synology Office
Synology Office bao gồm ba ứng dụng chính hỗ trợ đa dạng nhu cầu làm việc văn phòng hiện nay:
Documents (Tài liệu):
Ứng dụng chỉnh sửa và quản lý tài liệu văn bản với các công cụ soạn thảo phong phú, hỗ trợ chèn hình ảnh, bảng, các hình dạng và định dạng văn bản chuyên nghiệp. Tính năng đồng bộ và cộng tác theo thời gian thực giúp các thành viên trong nhóm cùng chỉnh sửa một tài liệu mà không bị trùng lặp hay mất dữ liệu.
Lợi ích khi sử dụng Synology Office trong doanh nghiệp
Spreadsheets (Bảng tính):
Tích hợp các công cụ tính toán mạnh mẽ, hỗ trợ công thức, biểu đồ, lọc dữ liệu và các hàm phức tạp tương tự như Excel hoặc Google Sheets. Người dùng có thể tạo bảng báo cáo, danh sách công việc, kế hoạch tài chính với chia sẻ và làm việc nhóm nhanh chóng, dễ dàng.
Slides (Trình chiếu):
Giúp xây dựng các bài thuyết trình chuyên nghiệp với giao diện trực quan, cho phép nhúng hình ảnh, video, hiệu ứng chuyển đổi và ghi chú trình bày (speaker notes). Tính năng cộng tác nhóm giúp các thành viên cùng xây dựng và chỉnh sửa bài trình chiếu ngay trên bộ NAS của doanh nghiệp.
Các tính năng nổi bật của Synology Office
Cộng tác thời gian thực:
Synology Office hỗ trợ nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, bảng tính hay trình chiếu cùng lúc. Mọi thay đổi được cập nhật ngay tức thì cho tất cả, giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm, giảm thiểu rủi ro sai sót hay mất dữ liệu do phiên bản khác nhau.
Tích hợp với Synology Drive:
Các tài liệu được lưu trữ trực tiếp trên Synology Drive – nền tảng lưu trữ đám mây riêng của Synology. Nhờ đó, người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, trên đa thiết bị như máy tính, điện thoại mà không phải phụ thuộc vào dịch vụ đám mây bên thứ ba. Đồng thời, việc quản lý tập trung, phân quyền truy cập và bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao.
Bảo mật cao:
Dữ liệu và tài liệu trong Synology Office được bảo vệ với mã hóa AES 256-bit, xác thực hai yếu tố và quyền phân quyền chi tiết, giúp doanh nghiệp an tâm về vấn đề bảo mật và quyền riêng tư, đặc biệt quan trọng khi lưu trữ các tài liệu mật hoặc nhạy cảm.
Hỗ trợ đa định dạng:
Synology Office tương thích với các định dạng văn phòng phổ biến như DOCX, XLSX, PPTX, giúp dễ dàng nhập/xuất tài liệu, tương tác với đối tác và khách hàng sử dụng các bộ phần mềm khác.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Thiết kế giao diện đơn giản, trực quan giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả ngay cả khi không quá thành thạo công nghệ.
Tích hợp tính năng giao tiếp:
Synology Office còn tích hợp công cụ chat và bình luận trực tiếp ngay trên tài liệu, giúp nhận xét, trao đổi ý kiến nhanh chóng trong quá trình làm việc và hoàn thiện tài liệu.
Lợi ích khi sử dụng Synology Office trong doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí:
Synology Office là phần mềm miễn phí đi kèm với thiết bị NAS, giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phí bản quyền cao từ bộ công cụ văn phòng đám mây thương mại. Việc lưu trữ và xử lý tài liệu trên NAS còn giúp giảm phụ thuộc vào Internet và các dịch vụ bên ngoài.
Lợi ích khi sử dụng Synology Office trong doanh nghiệp
Kiểm soát dữ liệu tuyệt đối:
Toàn bộ tài liệu được lưu trữ trên hệ thống NAS của doanh nghiệp, không đi qua bên thứ ba, đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ, bị khai thác trái phép hoặc mất kiểm soát.
Hỗ trợ làm việc từ xa an toàn:
Trong bối cảnh làm việc linh hoạt và từ xa ngày càng phổ biến, Synology Office cho phép nhân viên truy cập, chỉnh sửa và cộng tác trên tài liệu mà vẫn duy trì bảo mật nhờ hệ thống bảo vệ mạng và phân quyền chặt chẽ của NAS.
Tích hợp dễ dàng với hệ sinh thái Synology:
Người dùng có thể kết hợp Synology Office với các ứng dụng khác như Synology Drive, Calendar, Chat để xây dựng một môi trường làm việc số hóa đầy đủ tiện ích, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình vận hành nội bộ.
Ứng dụng thực tiễn Synology Office
- Quản lý dự án và báo cáo: Các nhóm dự án có thể sử dụng Synology Office để tạo và chia sẻ báo cáo tiến độ, tài liệu kế hoạch, bảng công việc cùng chỉnh sửa trực tiếp theo thời gian thực, đảm bảo mọi người đều cập nhật thông tin mới nhất.
- Tài liệu nội bộ và lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp có thể lưu trữ tài liệu hợp đồng, chính sách, quy trình làm việc trên máy chủ NAS, sử dụng Synology Office để chỉnh sửa và phân phối tài liệu một cách an toàn và linh hoạt.
- Giáo dục và đào tạo: Các trường học, trung tâm đào tạo có thể dùng Synology Office để tạo, chia sẻ giáo trình, bài giảng; học viên có thể làm bài tập trực tuyến hay cộng tác nhóm hiệu quả.
Trước bối cảnh bảo mật thông tin ngày càng được quan tâm và nhu cầu làm việc cộng tác trực tuyến gia tăng, Synology Office là giải pháp văn phòng nội bộ tuyệt vời, kết hợp sự đa dụng, tính bảo mật cao cùng khả năng tích hợp liền mạch trong hệ sinh thái NAS Synology. Với những ưu điểm trên, đây là lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức giáo dục hay cá nhân chuyên nghiệp nâng cao năng suất và bảo vệ dữ liệu hiệu quả.
