Trong kỷ nguyên số ngày nay, dữ liệu đóng vai trò then chốt trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, với lượng dữ liệu khổng lồ và không ngừng gia tăng, việc quản lý hiệu quả trở thành một thách thức lớn. Giải pháp cho bài toán này chính là quản lý vòng đời dữ liệu (DLM) – một chiến lược toàn diện giúp kiểm soát dữ liệu từ khi được tạo ra đến khi bị xóa bỏ. Hãy cùng Thietbinas.com tìm hiểu chi tiết về phương pháp này trong bài viết dưới đây nhé!
Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu
Dữ liệu ngày nay đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó không chỉ đơn thuần là những thông tin rời rạc mà đã trở thành một thực thể sống, chảy xuyên suốt hệ thống thông tin của tổ chức. Trong môi trường doanh nghiệp, dữ liệu liên tục di chuyển qua nhiều bộ phận, góp phần vào việc đưa ra quyết định ở mọi cấp độ của nhiều phòng ban.
Lượng dữ liệu ngày càng gia tăng theo thời gian, đòi hỏi chúng ta phải nâng cao khả năng quản lý tương ứng. Việc quản lý dữ liệu hiệu quả không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật cho thông tin mà còn góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động, nâng cao năng suất và đưa ra những quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thực tế.
Sự lên ngôi của SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ) mở ra cánh cửa cho các doanh nghiệp khai thác triệt để dữ liệu từ ứng dụng web, biểu mẫu và sự gia tăng người dùng internet. Lượng dữ liệu khổng lồ này, bao gồm cả ảnh thời gian thực và thông tin từ thiết bị thông minh và Internet vạn vật, mang đến tiềm năng to lớn cho việc phân tích và ra quyết định sáng suốt.
Tuy nhiên, song song với lợi ích là những thách thức to lớn về quản lý dữ liệu. Chi phí lưu trữ gia tăng, nhu cầu về nguồn lực xử lý và phân tích dữ liệu cũng tăng cao, tiềm ẩn nguy cơ “chôn vùi” dữ liệu nếu thiếu chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số hiệu quả. Đây là lúc tầm quan trọng của một chu trình quản lý dữ liệu bài bản được khẳng định.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu toàn diện, bao gồm thu thập, lưu trữ, bảo mật, phân tích và khai thác dữ liệu. Việc áp dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo và tự động hóa dữ liệu sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và gia tăng hiệu quả sử dụng dữ liệu.
Vòng đời dữ liệu là gì?
Vòng đời dữ liệu, hay còn gọi là vòng đời thông tin, mô tả hành trình trọn vẹn của một đơn vị dữ liệu từ khi nó được sinh ra trong hệ thống thông tin cho đến khi kết thúc sứ mệnh. Giống như vòng đời của một sinh vật, dữ liệu cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, trưởng thành và lão hóa.
Mỗi giai đoạn trong vòng đời dữ liệu gắn liền với những hoạt động và mục đích riêng biệt. Dữ liệu được tạo ra, thu thập, xử lý, phân tích, lưu trữ, truy cập và sử dụng để phục vụ cho các mục đích khác nhau. Khi dữ liệu không còn giá trị sử dụng hoặc trở nên lỗi thời, nó sẽ được lưu trữ hoặc xóa bỏ, kết thúc vòng đời của mình.
Vòng đời quản lý dữ liệu là gì?
Quản lý vòng đời dữ liệu (Data Lifecycle Management – DLM) là phương pháp đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa các phương thức lưu trữ dữ liệu khác nhau. Nói một cách đơn giản, DLM là tập hợp các quy trình tốt nhất giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả từ khi nó được tạo ra cho đến khi được lưu trữ hoặc xóa bỏ. Mục tiêu cốt lõi là đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị của dữ liệu trong suốt vòng đời của nó.
Mặc dù hình thức và loại dữ liệu có thể khác nhau tùy theo ngành nghề và quy mô doanh nghiệp, các nguyên tắc và thuật toán cốt lõi của DLM vẫn tuân theo một khuôn khổ chung. Nhờ vậy, DLM trở thành công cụ thiết yếu để tổ chức trích xuất tối đa giá trị từ kho dữ liệu khổng lồ của họ, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và giảm thiểu rủi ro.
Quản lý vòng đời dữ liệu (DLM) là một chiến lược dựa trên chính sách để kiểm soát luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin, bao gồm từ khi tạo, lưu trữ cho đến khi xóa bỏ. Việc thiếu hụt các chính sách và biện pháp kiểm soát pháp lý trong DLM có thể dẫn đến rủi ro về tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu.
Dựa trên mục tiêu công nghệ, DLM có thể được xem như quy trình tự động sắp xếp dữ liệu thành các tầng lưu trữ khác nhau dựa trên các chính sách được định nghĩa. Quy trình này tự động di chuyển dữ liệu giữa các tầng theo thời gian và mức độ sử dụng. Dữ liệu mới nhất và thường xuyên truy cập sẽ được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhanh và hiện đại hơn, trong khi dữ liệu ít truy cập hơn sẽ được chuyển đến các phương tiện lưu trữ tiết kiệm chi phí.
Các giai đoạn của quản lý vòng đời dữ liệu
Chiến lược quản lý vòng đời dữ liệu hiệu quả bao gồm các bước sau:
Tạo dữ liệu
Dữ liệu là nguyên liệu thiết yếu cho mọi hệ thống thông tin. Bất kể bằng cách nào, con người thu thập thông tin để phục vụ cho nhu cầu sử dụng. Nguồn dữ liệu có thể đến từ việc nhập liệu thủ công, thu thập từ các nguồn sẵn có hoặc tín hiệu từ thiết bị. Người dùng liên tục tạo ra dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc thông qua các thiết bị, ứng dụng, mạng lưới vạn vật, máy móc và nhiều phương tiện khác. Việc thu thập dữ liệu hiệu quả phụ thuộc vào phương thức tạo dữ liệu và loại dữ liệu cụ thể. Giai đoạn tạo dữ liệu đóng vai trò quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu cho hành trình xử lý, phân tích và khai thác thông tin, góp phần tạo nên giá trị cho hệ thống.
Xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập được, dữ liệu thô sẽ trải qua giai đoạn xử lý để trở thành thông tin hữu ích phục vụ cho hệ thống. Quá trình này bao gồm nhiều bước quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt. Dữ liệu sẽ được tích hợp, xác thực, ứng dụng và thực hiện nhiều thao tác khác để được định dạng lại, chuẩn hóa, tóm tắt và thậm chí được bổ sung thông tin. Hoạt động xử lý dữ liệu đóng vai trò then chốt trong việc biến dữ liệu thô thành nguồn tài nguyên giá trị cho hệ thống, giúp đưa ra những quyết định sáng suốt và tối ưu hóa hoạt động.
Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là quá trình khám phá thông tin hữu ích từ dữ liệu thô. Nó bao gồm nhiều kỹ thuật khác nhau như thống kê, trực quan hóa, mô hình hóa dữ liệu và trí tuệ nhân tạo. Mục tiêu của phân tích dữ liệu là biến dữ liệu thành những thông tin có ý nghĩa, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về vấn đề, đưa ra quyết định sáng suốt và giải quyết vấn đề hiệu quả.
8 giai đoạn của quản lý vòng đời dữ liệu
Lưu trữ dữ liệu
Sau khi thu thập và phân tích dữ liệu, việc lưu trữ dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả là vô cùng quan trọng. Dữ liệu cần được bảo quản trong môi trường ổn định, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật lâu dài. Giai đoạn lưu trữ dữ liệu bao gồm nhiều quy trình như mã hóa, nén và chuyển đổi để tối ưu hóa dung lượng lưu trữ và bảo vệ dữ liệu. Việc lưu trữ cũng đảm bảo hệ thống luôn sẵn sàng hoạt động, duy trì độ tin cậy và khả năng dự phòng, đồng thời hỗ trợ phục hồi dữ liệu trong trường hợp xảy ra thảm họa.
Công khai dữ liệu
Công khai dữ liệu đánh dấu bước ngoặt quan trọng, nơi tiềm năng to lớn của dữ liệu được khai thác và chuyển hóa thành giá trị thực tế. Ở giai đoạn này, những khả năng cụ thể bắt đầu hiện diện, dẫn đến các quyết định và phương pháp giải quyết vấn đề sáng suốt.
Việc chia sẻ thông tin thu thập từ phân tích dữ liệu mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Dữ liệu trở thành tài sản quý giá khi được người dùng được ủy quyền sử dụng linh hoạt theo nhu cầu. Họ có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu để phù hợp với hoạt động hàng ngày, đồng thời thực hiện các chức năng nâng cao như phân tích chuyên sâu, hợp tác, phát triển ý tưởng kinh doanh hay trực quan hóa dữ liệu. Quá trình chia sẻ và sử dụng dữ liệu này có thể dẫn đến sự xuất hiện của dữ liệu bổ sung, góp phần mở rộng kho tàng thông tin và nâng cao khả năng xử lý.
Lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu sau một thời gian sử dụng sẽ trở nên ít liên quan đến hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó vẫn có giá trị và cần được lưu trữ an toàn. Giải pháp cho vấn đề này là lưu trữ dữ liệu trong hệ thống an toàn, có thể là lưu trữ vật lý hoặc lưu trữ đám mây.
Việc lưu trữ dữ liệu đảm bảo rằng thông tin vẫn có thể truy cập được khi cần thiết, ví dụ như cho mục đích tuân thủ, báo cáo hoặc phân tích. Tuy nhiên, dữ liệu lưu trữ cũng cần được bảo mật cẩn thận như dữ liệu đang hoạt động.
Để đảm bảo tính liên quan của kho lưu trữ trong tương lai, điều quan trọng là phải lưu giữ siêu dữ liệu của nó. Siêu dữ liệu cung cấp thông tin về bản thân dữ liệu, chẳng hạn như nguồn gốc, định dạng và cách sử dụng. Việc lưu giữ siêu dữ liệu sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và hiểu dữ liệu lưu trữ trong tương lai.
Xóa dữ liệu
Dữ liệu sau một thời gian sử dụng có thể trở nên lỗi thời và không còn giá trị cho hoạt động của tổ chức. Khi đó, việc xóa dữ liệu an toàn và hợp quy là điều cần thiết.
Tuy nhiên, việc xóa dữ liệu cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu. Dữ liệu phải được xóa hoàn toàn, không để lại khả năng khôi phục, và quá trình xóa phải được ghi lại đầy đủ.
Việc tự động hóa quy trình xóa dữ liệu là giải pháp hiệu quả để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ. Các giải pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu, như Storware cho phép triển khai tự động hóa việc xóa dữ liệu đa định dạng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Lưu ý rằng việc lưu trữ và xóa dữ liệu đều cần được thực hiện trong khuôn khổ bảo vệ dữ liệu. Doanh nghiệp cần có chính sách quản lý dữ liệu rõ ràng, quy định cụ thể về thời gian lưu trữ, cách thức lưu trữ và phương pháp xóa dữ liệu an toàn.
Mục tiêu của quản lý vòng đời dữ liệu
Dữ liệu là huyết mạch của kinh doanh hiện đại. Do đó, một phương pháp quản lý vòng đời dữ liệu mạnh mẽ là điều cần thiết để đảm bảo tính bảo mật, tính sẵn sàng và độ tin cậy của nó. Với dữ liệu đang tăng theo cấp số nhân, nhu cầu quản lý dữ liệu phù hợp sẽ lớn hơn bao giờ hết. Để đảm bảo luồng thông tin liền mạch trong suốt vòng đời của nó, DLM có ba mục tiêu chính: tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính khả dụng, còn được gọi là bộ ba CIA .
- Bảo mật: Các tổ chức ngày nay sử dụng và chia sẻ khối lượng dữ liệu khổng lồ mỗi ngày. Điều này làm tăng nguy cơ mất dữ liệu và lạm dụng thông tin. Do đó, bảo mật và bảo mật dữ liệu là rất quan trọng để bảo vệ thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như hồ sơ tài chính, kế hoạch kinh doanh, thông tin nhận dạng cá nhân (PII),… khỏi bị truy cập trái phép và tấn công mạng.
- Toàn vẹn: Khi dữ liệu được đưa vào hệ thống lưu trữ của tổ chức, nó sẽ được truy cập, sử dụng và chia sẻ giữa nhiều người dùng khác nhau. Bất cứ khi nào dữ liệu nhất định được sử dụng, nó chắc chắn sẽ trải qua nhiều thay đổi và sửa đổi. Chiến lược DLM của tổ chức phải đảm bảo thông tin có sẵn cho người dùng là chính xác, cập nhật và đáng tin cậy. Do đó, một trong những mục tiêu của chiến lược DLM là duy trì tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách bảo vệ dữ liệu trong khi sử dụng, truyền tải và khi được lưu trữ.
- Khả dụng: Mặc dù điều quan trọng là bảo vệ dữ liệu và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu nhưng nó sẽ không có tác dụng nhiều nếu người dùng không có sẵn khi được yêu cầu. Tính sẵn có của dữ liệu đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh toàn cầu 24×7 ngày nay. DLM nhằm mục đích đảm bảo dữ liệu có sẵn và có thể truy cập được cho người dùng khi họ cần, do đó các hoạt động kinh doanh quan trọng không bị cản trở.
Mục tiêu của quản lý vòng đời dữ liệu
Lợi ích của quản lý vòng đời dữ liệu
Ngoài việc hợp lý hóa luồng thông tin và tối ưu hóa dữ liệu trong suốt vòng đời của nó, DLM còn mang lại một số lợi ích khác bao gồm:
- Sự tuân thủ: Một số tiêu chuẩn tuân thủ của ngành yêu cầu các tổ chức lưu giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: Chính sách bảo mật của Dịch vụ thông tin tư pháp hình sự (CJIS) quy định rằng “cơ quan phải lưu giữ hồ sơ kiểm toán trong ít nhất một năm. Sau khi hết thời gian lưu giữ tối thiểu, cơ quan sẽ tiếp tục lưu giữ hồ sơ kiểm toán cho đến khi xác định rằng chúng không còn cần thiết cho các mục đích hành chính, pháp lý, kiểm toán hoặc hoạt động khác.” DLM giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định (cả địa phương và khu vực) đồng thời đáp ứng các nhu cầu khác như kiểm toán, pháp lý và điều tra.
- Quản trị dữ liệu: Các tổ chức dựa vào dữ liệu để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ và đưa ra quyết định sáng suốt. Chiến lược quản lý vòng đời dữ liệu hiệu quả giúp đảm bảo dữ liệu luôn sẵn có, nhất quán, đáng tin cậy và an toàn, đồng thời phù hợp với các quy định về quyền riêng tư dữ liệu.
- Bảo vệ dữ liệu: Với bối cảnh mối đe dọa ngày nay, bảo mật dữ liệu là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như các chuyên gia CNTT. DLM giúp các tổ chức bảo vệ dữ liệu của họ khỏi bị mất, bị xóa, tấn công mạng,… Nó cho phép các doanh nghiệp xác định cách xử lý, sử dụng, lưu và chia sẻ dữ liệu của họ, giúp giảm thiểu nguy cơ vi phạm dữ liệu và ngăn thông tin quan trọng bị lạm dụng.
- Giá trị và hiệu quả: Các doanh nghiệp ngày nay hoạt động dựa trên dữ liệu. Dữ liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy các sáng kiến chiến lược của một tổ chức. Do đó, điều quan trọng đối với các doanh nghiệp là đảm bảo dữ liệu của công ty họ sạch sẽ, cập nhật và xác thực. Chiến lược DLM tốt đảm bảo rằng dữ liệu có sẵn cho người dùng là chính xác và đáng tin cậy, từ đó cho phép doanh nghiệp thu được nhiều giá trị nhất từ dữ liệu của họ. DLM giúp duy trì chất lượng dữ liệu trong suốt vòng đời của nó, từ đó cho phép cải tiến quy trình và tăng hiệu quả.
Tổng kết
Dữ liệu là tài sản quý giá của tổ chức, đóng vai trò nền tảng cho sự đổi mới, ra quyết định sáng suốt và tăng trưởng bền vững. Việc quản lý vòng đời dữ liệu (DLM) hiệu quả là chìa khóa để khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin trong suốt vòng đời của nó. Áp dụng DLM mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa chi phí và gia tăng giá trị dữ liệu. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược DLM phù hợp với nhu cầu và đặc thù riêng, đồng thời đầu tư vào các công cụ và giải pháp DLM tiên tiến để đảm bảo hiệu quả triển khai. Với tầm nhìn chiến lược và sự đầu tư đúng đắn vào DLM, tổ chức có thể biến dữ liệu thành lợi thế cạnh tranh, thúc đẩy tăng trưởng và thành công trong kỷ nguyên số.
